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Última edición: 2008, No. 1

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Descripciones de Trabajo para el Instituto Bíblico

Agradecimiento
Introducción
Director Nacional
Secretaria Nacional
Director Local o Regional
Secretaria Académica
Secretaria (o) Contable
Secretaria Recepcionista
Bibliotecario (a)
Encargado de Mantenimiento
Aseador y Mensajería
Conclusión
Recomendaciones
Anexo #1
Bibliografía

AGRADECIMIENTO

Es pues la ocasión de reconocer y expresar nuestro más sincero agradecimiento a nuestra hermana ARGELIS ALVAREZ G., por su esfuerzo, diligencia y perseverancia que mostró durante los años de labor en pro de la obra de Cristo en el Instituto Bíblico de las Asambleas de Dios.

Por su tiempo de trabajo para la recopilación, desarrollo y planteamiento de este Manual Administrativo del Instituto Bíblico, tomado de una experiencia panameña de 6 años de labor. Queremos decirle que su trabajo en el Señor no ha sido en vano, pues al final escucharemos la voz del Amado diciéndole: “Bien, buen sierva y fiel; sobre poco has sido fiel, sobre mucho te pondré”. Gracias hermana Argelis.

Además nos quedamos agradecido al Profesor Jorge Echazabal C. por su fina colaboración en esta obra. Que Dios le siga usándolo en esa gran labor de formar obreros para el ministerio de Jesucristo.

CUERPO ADMINISTRATIVO, IBAD

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INTRODUCCION

En toda organización, institución o empresa, la administración en base a los 5 principios fundamentales de la misma: (Planificación, Organización, Ejecución, Supervisión y Evaluación), es clave para el buen desarrollo de toda actividad. Esto nos lleva a visualizar la necesidad de una buena administración en la instalación de cada Instituto Bíblico.

Este Manual Administrativo de Instituto Bíblico-Central contiene nueve secciones que describen diferentes funciones del mismo.

Esta estructuración de funciones no requiere de un Administrador. Si la Dirección es ocupada por una persona a tiempo completo, el mismo funcionaría como un Administrador.

Si este Manual puede en alguna medida guiar en el desarrollo de los Institutos Bíblicos mediante la IMPORTANCIA QUE SE LE DE A LA BUENA ADMINISTRACION, entonces habremos sido oportunos. Si al tener en cuenta este Manual los Institutos Bíblicos reciben la mitad del provecho que obtuvo la escritora al vivirlo y escribirlo, su publicación será entonces justificada.

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DIRECTOR NACIONAL

A. Establecer los planes generales para la operación a nivel nacional del Instituto Bíblico. Se entiende que sólo hay un Instituto Bíblico; que cada centro de enseñanza ministerial es extension del mismo y que cada extensión principal o regional puede tener a su vez otras que dependen de ellas.

  1. Confeccionar el Calendario de Actividades:
    a. Período de clases
    b. Período de Vacaciones
    c. Eventos de Formación Académica (TAR)
    d. Eventos de Graduaciones (Predicador, lugar, etc.)
    e. Actividades de Desarrollo Ministerial/Estudiantil
    f. Actividades de Promoción del IBAD
  2. Convocar y presidir las reuniones con los miembros del Comité Nacional. (Compuesto de los Directores Locales de cada extensión principal y de otros funcionarios asesores y colaboradores)
  3. Elaborar la agenda de los asuntos a tratar en las reuniones con el Comité Nacional.

B. Establecer formatos generales para el funcionamiento uniforme y renovar lo existente:

  1. Solicitud de Ingreso del Estudiante
  2. Formularios de matrícula
  3. Boletines de calificaciones
  4. Formularios de Asistencia y Calificaciones
  5. Formularo de la Condición Académica del Estudiante

C. Autorizar o aprobar el establecimiento de cada Instituto Regional y de Extensiones y dirigirlos conforme a las normas espirituales, doctrinales y académicas acordadas por Las Asambleas de Dios de nuestro país.

D. Aprobar a los miembros de los Comités Administrativos (Compuesto del Director Local y otros funcionarios asesores y colaboradores) incluyendo al Instituto Bíblico Central.

E. Aprobar a los miembros del personal que sean necesarios en cada localidad y de acuerdo con la recomendación del Director o Directores Regionales.

F. Aprobar la lista de profesores del Cuerpo Docente presentados por los Directores Regionales.

G. Cooperar con los Directores Regionales en la elaboración del plan financiero de cada extensión, adecuado para su buen funcionamiento.

H. Recibir de los Directores Regionales el boletín de calificaciones y mantener un archivo de los estudiantes que se van a graduar.

I. Compartir con los Directores Regionales la responsabilidad financiera, aprobando el presupuesto del Instituto Bíblico y fomentando planes para su sostén.

J. Fijar el costo de cada estudiante por Semestre:

  1. Cargo por matrícula
  2. Cargo por Unidad de Crédito
  3. Cargo por Anuario
  4. Cargo por Consejo Estudiantil, etc.

K. Recibir las Apelaciones o Quejas de los estudiantes o profesores siempre que la apelación se haga por escrito al Director del Instituto Bíblico Local. La decisión final será del COMITE NACIONAL.

L. Para regular el funcionamiento del Instituto Bíblico, La Dirección Nacional deberá:

  1. Elaborar sus Reglamentos, los cuales serán válidos en todo el territorio nacional.
  2. Determinar los programas de estudios.
  3. Confeccionar o renovar los requisitos de admisión de los estudiantes.
  4. Confeccionar o renovar los requisitos para el cuerpo docente.
  5. Confeccionar o renovar los requisitos para graduarse.
  6. Establecer el sistema de calificación.
  7. Estipular los títulos, diplomas y certificados a otorgarse.
  8. Estipular las normas, métodos de enseñanzas y disciplina que regirán la obra educativa del Instituto Bíblico.
    NOTA: Al inicio de cada período deberá ser enviado un informe de estas regulaciones al Presbiterio General para su aprobación.

M. Elaborar la descripción de las labores específicas para el Director Nacional, Director Regional, Director de Extensión y Personal Administrativo de la Institución, y mantener un archivo actualizado de las mismas en La Dirección Nacional.

N. Solicitar a los Directores del IBAD:

  1. Pedidos de los libros textos por semestre, según sea el sistema de adquirir estos libros para el estudiante.
  2. Listados de los profesores por semestre o períodos de clases.
  3. Listados de estudiantes por niveles.
  4. Informes de Ingresos (entradas) y Egresos (salidas), Cuentas por Cobrar y Pagar, Informes de efectivo en Caja o Banco.
  5. Informe de las actividades de promoción del IBAD (DIA DEL IBAD), actividades evangelísticas, misioneras, sociales, etc.

O. Recopilar toda información diversa de las diferentes extensiones del IBAD a fin de hacer un resumen analítico y así presentar un INFORME ANUAL AL CONCILIO GENERAL.

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SECRETARIA NACIONAL

A. RECEPCION:

  1. Llamadas y personas: Personas de los Institutos Bíblicos y personas interesadas en Literaturas.(Libros de Textos y otros).

B. CORRESPONDENCIA:

  1. Preparación y envío a directores/IBAD: Cobros, pedidos, reuniones, copia de boletines de estudiantes, seminarios, actividades como graduaciones, etc.

C. CONTABILIDAD:

  1. Recepción de dinero
  2. Preparación de depósitos
  3. Preparación de cheques
  4. Registro en chequera de Ingresos y Egresos
  5. Registro diario en el libro de Contabilidad
  6. Informes mensuales
  7. Conciliaciones
  8. Manejo de Cuentas por Pagar y Cobrar
    a. Listados y Estados de Cuentas
    b. Seguimiento en los Cobros

D. ARCHIVO:

  1. Archivo en General
  2. Archivo en relación a los diversos aspectos de las Extensiones del IBAD.’
  3. Archivo en relación a la Contablidad

E. LIBROS TEXTOS Y OTRAS LITERATURAS:

  1. Pedidos: Coordinación con los Directores de la necesidad para cada semestre según las materias que dicten.
  2. Inventarios: Manejo de tarjetarios control (entradas y salidas)
  3. Cálculos del precio de venta en coordinación con gastos adicionales.
  4. Envíos.

F. COORDINACION DE LAS REUNIONES TRIMESTRALES DEL COMITE NACIONAL.

  1. Llamadas a los Directores
  2. Confección de cartas a los Directores
  3. Preparación de Agenda de lo que se va a considerar en las reuniones

G. ESTADISTICA:

  1. Recoplilación de datos de los diferentes Institutos
    a. Estudiantes por nivel
    b. Profesores (listados por semestre)
    c. Estudiantes en los Pre-Institutos
    d. Estudiantes Graduandos
  2. Recopilación de Datos Financieros
    a. Cantidad de las ofrendas que se reciban y su utlización
    b. Cantidad de iglesias que apoyan el ministerio.

H. INFORMES ANUALES AL CONCILIO GENERAL: Debe cubrir aspectos de matrículas de las Extensiones, Fianancieros, ministeriales, actividades y cualquier otro aspecto desarrollado durante el año.

I. OTROS:

  1. Anuario: (Existen 4 etapas en la elaboración)
    a. Etapa #1: Recolectar las fotos.
    b. Etapa #2: Confeccionar la dedicatoria.
    c. Etapa #3: Elaboración del Anuario.
    d. Etapa #4: Cobro de anuncios o espacios comprados por iglesias e instituciones. Saldar costo de impresión del mismo.
  2. Fotos para el anuario
    a. Director Nacional-Secretaria
    b. Comité Nacional IBAD
    c. Personal Docente
    d. Personal Administrativo
    e. A los Niveles en la capilla
    f. Actividades o hechos meritorios
  3. Revisión de los anuncios contratados
  4. Revisión final presentado por la imprenta
  5. Recepción de Anuario por parte de la Imprenta y su Distribución a los estudiantes.

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DIRECTOR LOCAL/IBAD

A. Coordinación Académica:

  1. Con el Cuerpo Docente:
    a. Reuniones - Confección de agenda de asuntos a tratar.
    b. Presentación del Cuerpo Docente para aprobación ante el Comité Nacional.
    c. Supervisión directa de clases.
    d. Tomar medidas de emergencia por ausencia de los profesores.
    e. Coordinación del material a enseñar y auxiliares didácticos.
    f. Asesoría académica al estudiante.
    g. Realización de evaluaciones a los profesores.
  2. Con el Cuerpo Estudiantil:
    a. Reuniones - Confección de agenda de asuntos a tratar.
    b. Convalidaciones de créditos.
    c. Entrevistas de filtro a nuevos estudiantes (al Pre-Instituto).
    d. Orientación académica a Pre-Graduandos. (Curriculum, finanzas, y excepciones)
    e. Orientación personal y ministerial.
    f. Promover el liderazgo estudiantil (Representantes, Comités, etc.)
    g. Estimulación del desarrollo ministerial en el estudiantado (evangelístico, misionero, etc.)
    h. Organización, coordinación de los programas de actividades (graduación y banquete)

B. Coordinación de Contenido y Forma:

  1. Confección del Calendario de Actividades.
  2. Confección del Horario (Pre-Instituto, Cursos Regulares).
  3. Recomendaciones a los Planes de Cursos.
  4. Ver que se cumplan los Reglamentos (disciplina, responsabilidades financieras).
  5. Actualización de Biblioteca.
    a. Libros de Textos.
    b. Libros de Referencias.
    c. Material de Investigación.
  6. Asesoría de presentación y contenido del Trabajo de Graduación (seguir las instrucciones del reglamento respectivo).

C. Coordinación Administrativa:

  1. Aprobación de pagos (cuentas por pagar, planilla de empleados, etc.).
  2. Análisis y presentación de Estados Financieros.
  3. Aprobación de Horarios (oficina, clase, personal).
  4. Supervision en el cumplimiento de las funciones del personal de trabajo.
  5. Supervisar o velar para que el patrimonio (INVENTARIO) se conserve en óptimas condiciones. Actualizar dicho inventario periódicamente.
  6. Correspondencia:
    a. Al Cuerpo Eclesiástico (para promover el IBAD, gratitud e información).
    b. Cuerpo Docente (para informar, motivar, gratitud, etc.).

D. Coordinación General:

  1. Convocar y presidir las reuntiones del Comité Administrativo.
    a. Aprobar asuntos.
    b. Resolver situaciones.
  2. Organización de capillas y motivación al estudiantado.
  3. Promoción del ministerio del IBAD hacia el Cuerpo Eclesiástico:
    a. Visitas a las Congregaciones coordinando con el Pastorado: Un Calendario de Visitación.
    b. Promoción del IBAD.
    **(1). Impresa (volantes, afiches).
    **(2). Radial (preparación de cuñas).

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SECRETARIA ACADEMICA

A. EN RELACION A LA DIRECCION:

  1. Organizar la agenda de atención al público. (Citas con estudiantes, profesores, pastores y otros.)
  2. Ver el Calendario Anual de Actividades a fin de estar pendiente de todo lo que genera este Calendario:
    a. Agendas de reuniones con el Consejo Estudiantil.
    b. Agendas de reuniones con el Cuerpo Docente.
    c. Asuntos de coordinación de las diversas actividades:
    **(1). PROMOCION DEL IBAD: actividades en Iglesias
    **(2). BANQUETE: fecha; local; promoción; organización/programa; evaluación
    **(3). GRADUACION: fecha; local; promoción; organización del programa; evaluación
  3. Correspondencia: Su recepción y envío.

B. EN RELACION AL CUERPO ESTUDIANTIL:

  1. Confeccionar listados, informes estadísticos y toda documentación relacionada con el Pre-Instituto y sus actividades en general.
  2. Preparación del Registro Global de Calificaciones para agrupar el Cuerpo Estudiantil en orden alfabético y su registro individual en cada expediente.
  3. Revisar periódicamente para establecer la suma de las unidades de créditos, teniendo u período máximo de revisión de un semestre.
  4. Al finalizar el semestre los profesores han de entregar sus calificaciones y se ha de proceder a pasar las calificaciones al ORIGINAL DEL FORMULARIO DE MATRICULA (copia blanca) que reposa en el expediente para entregar lo más pronto posible las calificaciones a los estudiantes.
  5. Recibir de los estudiantes sus reclamos o apelaciones por notas utilizando el formulario correspondiente y una vez que el profesor haya procedido, hacer las modificaciones en el registro global y el expediente.
  6. Preparar para cada graduando un INFORME DE SU CONDICION ACADEMICA, es decir, indicarle cuántos créditos ha logrado y cuántas materias le falta. Este informe deberá recibirlo el graduando antes de matricularse en el PRIMER SEMESTRE DEL IV NIVEL.
  7. Preparar listado de los Pre-Graduandos y Graduandos al inicio del año, tomando en consideración los siguientes detalles:
    a. Pre-Graduando: Ver la lista del III Nivel y revisar sus boletines de calificaciones y así evaluar si se las puede considerar como alumnos Pre-Graduando:
    **(1). Revisar si las materias faltantes las puede cubrir en el período correspondiente al III Nivel y IV Nivel de manera regular.
    **(2). Recordarle al Director el Calendario de Preparación del Trabajo de Graduación y la Reglamentación del mismo. Esto se deberá atender durante el PRIMER SEMESTRE DEL III NIVEL.
    b. Graduandos: Ver la lista de los Pre-Graduandos del año anterior y verificar sus boletines a fin de ver si las materias faltantes las puede cubrir en su IV Nivel.

C. EN RELACION AL CUERPO DOCENTE:

  1. Sacar copias de los planes de cursos del Plan Básico en cada semestre a fin de que el profesor lo tenga en cuenta como guía al confeccionar el suyo propio.
  2. Al solicitar un profesor copia de un plan de curso enseñarle varios planes de cursos de diversos profesores. Nunca se debe entregar el folder de la materia para evitar su extravío.
  3. Mecanofrafiar los planes de cursos y los materiales que necesiten los profesores. Si ellos ya los traen mecanografiados, solo habría que reproducirlos y prepararlos para su entrega.
  4. Mecanografiar los exámenes finales o parciales y engraparlos.
  5. Mecanografiar listas de asistencia y calificaciones en cada semestre.
  6. Cada semestre deberá etiquetar los nombres de los profesores en el casillero de correspondencia o trabajos, a fin de que cada profesor tenga un lugar.
  7. Supervisión de la asistencia a clases: Si un profesor no ha llegado en el período comprendido de10 minutos, el Director o la secretaria deberá atender el grupo pasando lista, conducirlos en oración para dar tiempo a que el profesor llegue.
  8. Abrir el salón de profesores a tiempo y revisar la limpieza y buen acondicionamiento del mismo antes de la llegada de los profesores.
  9. Atención Directa al Cuerpo Docente:
    a. Atenciones especiales en cumpleaños, etc.
    b. Preparación de refrigerios antes de dictar sus clases.
    c. Indicarles que periódicamente revisen su casillero de correspondencia.
  10. Preparar periódicamente junto con la Dirección la reunión de profesores donde debe encargarse de:
    a. Comunicación con el Cuerpo Docente indicándoles la fecha de la reunión.
    b. Tiraje y entrega de minutas de las reuniones pasadas.
    c. Coordinación del almuerzo o cena para los asistentes a las reuniones.
    d. Participación en las reuniones de profesores, tomando la minuta y distribuyendo algún material.

D. EN RELACION AL ARCHIVO Y OTROS:

  1. Velar que el archivo de estudiantes esté en orden alfabético y bien distribuido en cuanto a folderes por pendaflex.
  2. Velar que el archivo de materias de años pasados estén organizados. Cada semestre, después de los dos primeros meses se deberá archivar los planes de cursos y materiales de referencia en los folderes de las materias; mantener por lo menos 2 copias de cada cosa.
  3. Mantener el archivo de estudiantes activo de cada año (dos semestres, si los períodos de clases es semestral) extrayendo los que no llegaron ese año y ubicándolos en el archivo permanente de estudiante de años pasados.
  4. Mantener en el folder de calificaciones un horario de clases para que se pueda ver quiénes no han entregado calificaciones y así, comunicarlo al Director.
  5. Al graduarse un estudiante se le ha de sacar promedio de calificaciones y velar que el Director firme el boletín para ubicarlo en el archivo de ESTUDIANTES GRADUADOS.

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SECRETARIA(O) CONTABLE

A. Manejo de la caja menuda.

B. Confección de cheques y registro en la chequera.

C. Confección de la planilla de sueldo a los empleados.

D. Preparación de la Planilla del Seguro Social (Gobierno)

E. Llevar el libro de cuentas por cobrar al estudiante y otras cuentas.

  1. Registrar los importes de las matrículas y otros cargos.
  2. Registrar los abonos.
  3. Preparar cada 15 días un listado para entregar un reporte al Director y archivo para darle seguimiento a los cobros.
  4. Preparar estado de cuentas al estudiantes y a otros.
  5. Hacer ajustes a cuentas por los retiros e inclusiones de materias por el estudiante

F. Llevar el libro de cuentas por pagar.

  1. Registro de facturas de los proveedores.
  2. Registro de pagos.
  3. Preparar listados para entregar reporte al Director y archivo para darle seguimiento al cobro.

G. Llevar un control del reporte de las ofrendas que aportan las glesias con el propósito de:

  1. Enviar correspondencia a las iglesias de gratitud por este apoyo financiero.
  2. Enviar correspondencia de motivación a las iglesias que no estén apoyando a la obra del IBAD.

H. Revisón del Informe Diario de Ingresos (entradas) y Egresos (salidas):

  1. Verificar el resumen de las diferentes entradas.
  2. Verificar el total de Ingresos del informe Diario con el total de los recibos de ese día.

I. Coodinar el trabajo de mensajería.

J. Confección de las concilaciones bancarias.

K. Verificar los depósitos de dinero con el total de Informe Diario de Ingresos y Egresos.

L. Registros más específicos de Contabilidad:

  1. Registrar diario de los egresos (gastos) en el libro de Contabilidad del Informe Diario.
  2. Registro diario de los egresos (gastos) en el libro de Contabilidad del Informe Diario.
  3. Preparar mensualmente un Informe de Ingresos y Egresos (Flujo de Caja).
  4. Presentar al Director el informe de Ingresos y Egresos junto con los listados de Cuentas por Cobrar y Pagar y efectivo en banco con el propósito de hacer análsis comparativo con el Presupuesto establecido.

M. Verificar el presupuesto establecido frente a los gastos.

N. Coordinar con la Dirección la preparación del nuevo presupuesto de Ingresos y Egresos tomando en cuenta:

  1. Los ingresos:
    a. Matrículas, unidades de créditos por materia y otros cargos.
    b. Apoyo financiero de las iglesias.
    c. Uso de locales del IBAD.
    d. Otras actividades pro fondos.
  2. Los Egresos:
    a. Salarios
    b. Luz
    c. Agua
    d. Teléfono
    e. Compromisos gubernamentales
    f. Apartado y correspondencia
    g. Mantenimiento y Reparaciones
    h. Utiles de Oficina
    i. Utiles de aseo y limpieza
    j. Promoción (radio y impreso)
    k. Materiales didácticos
    l. Misceláneos
    m. Archivo/Contable
    **(1). Comprobantes de cheques
    **(2). Planillas de Seguro Social
    **(3). Planillas de Sueldos
    **(4). Conciliaciones
    **(5). Presupuestos
    **(6). Listados de Cuentas por Cobrar y Pagar
    **(7). Informes de ofrendas
    **(8). Informes diarios de Ingresos y Egresos
    **(9). Informes mensuales de Ingresos y Egresos
    **(10). Inventarios
    **(11). Misceláneos
    n. Obtener diversas cotizaciones
    o. Otros aspectos contables si fuera necesario.

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LA RECEPCION

A. ASUNTOS GENERALES: En los días de clases nocturnas, si ese es el sistema, se recomienda dos unidades para cubrir dos turnos para la recepción y el respectivo trabajo.

  1. Al iniciar el turno de la mañana:
    a. Control de la máquina copiadora y aprovisionamiento (hojas y toner).
    b. Mantener al día el control de útiles de oficina. Si se han agotado indicarlo a la persona correspondiente.
    c. Llevar el control de las llaves (debe existir una caja para guardar estas llaves, si son un número considerable):
    **(1). Anotar quién las solicita y que firme el formulario de recibida.
    **(2). Verificar que la llave sea devuelta
    **(3). Se debe evitar que otras personas tengan acceso a la caja de llaves para no tener extravíos.
    d. Llevar el control de solicitudes de uso de locales.
    e. Todos los mensajes deben ser anotados; en caso de ser urgentes, buscar a la persona indicada.
  2. Al iniciar el turno de la tarde:
    a. Balancear la caja en conjunto con la unidad de la mañana.
    b. Revisar el control de llaves a fin de detectar si en el turno de la mañana se han entregado llaves que no han sido devueltas.
    c. Revisar las reservaciones del local para ver las fechas libres, a fin de notificarlo a las personas que así lo soliciten.
    d. Estar pendiente de que los profesores del turno de la noche hayan llegado.
    **(1). Si alguno no llega, llamarle y coordinar si vendrá; de no ser así, que el profesor indique el trabajo que quiere que se les ponga a sus alumnos.
    **(2). Luego notificar al Director para que tome una decisión.
    e. El día de la capilla preparar las canastas de ofrenda y hojas de asistencia a la capilla para que el Director delegue a los líderes estudiantiles.
    f. Si es necesario llevar exámenes, trabajos o cualquier otro material a los salones, la secretaria-recepcionista cerrará la oficina cuando no haya nadie para atender la misma.
    g. Las llamadas telefónicas para estudiantes o profesores no deben ser razón de interrumpir sus enseñanzas, a menos que sea urgente.
    h. Se atienden los reclamos de calificaciones, cuentas por pagar, etc., de los estudiantes. indicandoles a los mismos que no se les puededar respuesta inmediata, a fin de que la persona correspondiente investigue y dé la respuesta el siguiente día de clase.

B. ASUNTOS ESPECIFICOS:

  1. Recepción de llamadas.
  2. Llevar un control de las reservaciones del local, a fin de tener a disposición las fechas libres para aquellas personas que lo soliciten.
    a. Coordinar con los solicitantes la preparación anticipada que incluye:
    **(1). Pago anticipado por el uso del área.
    **(2). Días de práctica si es boda, etc.
    **(3). Traslado de mobiliario
  3. Recepción de dinero: Tres días a la semana habrá dos turnos y cada unidad ha deresponsabilizarse de entregar la caja balanceada con los respectivos recibos al finalizar cada turno.
  4. Realizar el Informe diario de movimiento de Ingresos (entradas) que contiene las siguientes partes, según sea el sistema:
    a. Presentar un desglose de las entradas de efectivo a lo largo del día.
    b. Presentar en secuencia númerica y fecha de los recibos de ingresos recibidos.
    c. Indicar la facha en la cual se realiza el depósito del dinero correspondiente al informe.
  5. Revisar los depósitos para verificar:
    a. El total correspondente a la suma de los recibos e Informe de Diario del día correspondiente.
    b. Que todos los cheques recibidos estén endosados o firmados.
    c. Verificar el número de la cuenta bancaria en el formulario para depositar.
    d. Colocar la fecha en el formulario de depósito.
  6. Al recibir los reclamos de cuenta por pagar o reclamos de notas por parte de los estudiantes, debe seguir el procedimiento siguiente:
    a. El reclamo tiene que ser por escrito.
    b. Luego se lo presenta a la Secretaria Académica o la Secretaria Contable para la debida inviestigación.
  7. Matrícula del estudiante: En este proceso, en el que hay un período para matrícular en los días previos a clase, la demanda será mayor, pero a medida que lleguen los estudiantes a matricularse el proceso exigirá lo siguiente:
    a. Que el estuiante de segundo ingreso presente autorización escrita de su pastor. Es fundamental.
    b. Presentar el importe por cargo de matícula y otros.
    c. Si el estudiante es de primer ingreso, ha tenido que haber cursado la orientación (Pre-Instituto) recientemente y no tiene que presentar más documentos. Si hubiera hecho el curso en años pasados sólo ha de presentar la carta de su pastor certificando la membresia.
    d. Al irse maticulando se irá haciendo los controles de:
    **(1). Las listas de asistencia y calificaciones.
    **(2). Los listados por niveles
  8. Recibir los retiros e inclusión de matrículas, asegurando que esté escrito según el formulario estipulado y dentro de un período máximo de 10 días después del inicio de clase o según sea el sistema.
  9. Efectuar la función de archivar: Después del proceso de matrícula y haber establecido listados manuscritos de asistencias y calificaciones, se procedará a archivar esas matrículas en los respectivos expedientes del estudiante, excepto los estudiantes de primer ingreso que se tiene que abrir expedientes nuevos.
  10. Al inicio de cada año se deberá actualizar el archivo de los expedientes del estudiantado en base al listado de estudiantes de ese año y se tendrá que:
    a. Extraer los expedientes de aquellos estudiantes que no se han matriculado en el primer ni el segundo semestre.
    b. Colocar en orden alfabético los expedientes restantes.
  11. Abrir las carpetas para los estudiantes del primer ingreso. Esto involucra las siguientes operaciones:
    a. Mecanofrafiar las pestañas especificando el nombre de cada estudiante, indicando el apellido primero.
    b. Sujetar centradamente los formularios y la matrícula con gancho en esta carpeta.
    c. Llenar el boletín de calificaciones (por ambos lados) con los datos personales.
    d. Archivar inmedatamente estas carpetas en el archivo actual de estudiante.
  12. Entregar las calificaciones a los estudiantes que están a PAZ Y SALVO después de cada semestre.
  13. Entregar el anuario de cada estudiante que hubiera pagado la cuota del anuario (si se realiza este proyecto).

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BIBLIOTECARIO

A. ATENCION AL PUBLICO:

  1. Atender al estudiantado dentro del horario estipulado así:
    a. Lunes, miécoles y jueves, si estos son los días de clases nocturnas.
    b. Martes y viernes, según la necesidad.
    c. Sábado, si existe clases sabatinas.

B. EL TRABAJO INTERNO DE LA BIBLIOTECA:

  1. Vigilar que los libros sean devueltos inmediatamente después de ser consultados. El estudiante deberá llenar la boleta o formulario de solicitud del libro para hacerle entrega del misno.
  2. Mantener los tarjetarios de los ficheros de la existencia de libros en orden alfabético.
  3. Mantener en orden los libros en los anaqueles.
  4. Evitar que los libros se empolven.
  5. Procesar la adquisición de los nuevos libros, siguiendo los pasos según el Manual del Sistema Décimal Dewey.
  6. Avisar a contabilidad cuando necesita útiles de trabajo.
  7. Contralar el manejo y uso del equipo audiovisual.
  8. Coordinar la ejecución del inventario. Por lo menos cada 2 años. Lo recomendable es que el inventario se realice entre dos personas a fin de verificar mejor, en especial cuando la cantidad de libros es grande.
  9. Llevar un archivo de los asuntos pertinentes a la biblioteca:
    a. Correspondencia en general
    b. Catálogos, revistas, evaluaciones
    c. Inventarios
    d. Materiales pedagógicos
    e. Formularios para el uso del estudante
    f. Otros

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ENCARGADO DE MANTENIMIENTO

A. SUPERVISAR: Según el tamaño del local del IBAD se recomienda supervisar con detalle cada 8 días a fin de determinar las necesidades de mantenimiento y reparaciones en las diferentes áreas que existan.

  1. Oficinas
  2. Capilla
  3. Salones
  4. Biblioteca
  5. Cafetería
  6. Depósitos
  7. Canchas
  8. Baños
  9. Dormitorios, si existen

B. Realizar las compras de materiales necesarios para el mantenimiento y reparaciones, al igual que los útiles de aseo y limpieza.

C. Coordinar las reparaciones con el Director y verificar el presupuesto para esto para obtener las cotizaciones.

D. Coordinar con el personal de limpieza la ejecución para despejar las áreas de los desechos que se hayan aumulado tanto dentro como fuera del edificio.

E. Tanto La Dirección como el Encargado de Mantenimiento deberán considerar cuales trabajos ameritan contratar a un especialist.

F. Los trabajos de mantenimiento y reparaciones pueden cubrir los siguientes aspectos:

  1. Pintar las diferenetes áreas de mayor deterioro, tanto internas como externas.
  2. Renovar lámparas, focos quemados.
  3. Reparaciones de mobiliarios (se recomienda que las sillas sean tratadas cn expertos a fin de conservarlas por más años.)
  4. Reparar y barnizar las bancas de capilla
  5. Ordenar el tapizar las sillas, sillones que requiera este tipo de reparación.
  6. Efectuar trabajos de plomería, carpintería, ebanistería, etc.
  7. Mantener lo existente.

G. Renovar el inventario de todo el patrimonio del IBAD

  1. Establecer un listado del inventario.
  2. Colocar placas numéricas a las diversas cosas del inventario como control de ese inventario.

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ASEADOR Y MENSAJERO

A. LIMPIEZA:

  1. Barrer y trapear en las diversas áreas de las instalaciones del IBAD, según el tamaño del mismo.
    a. Oficinas
    b. Capilla
    c. Salones
    d. Biblioteca
    e. Cafetería
    f. Depósitos
    g. Cancha
    h. Baños
    I. Dormitorios, si existen
  2. Si el local es usado por otras actividades que no son las propias del IBAD (escuelas, eventos, etc.) se requiere extraer las gomas o chicles pegados en el piso.
  3. Desempolvar anaqueles, muebles y otros mobiliarios.
  4. Otros esfuerzos de limpieza de las paredes y techos de las instalaciones.
  5. Organizar limpiezas especiales de período en período, coordinando con el Encargado de Mantenimiento.

B. MENSAJERIA:

  1. Recoger la correspondencia al correo
  2. Ir al banco a depositar o cambiar, según sean las necesidades.
  3. Realizar los pagos de cuentas por pagar y recoger las donaciones si fuera necesario.
  4. Realizar las compras de los útiles de aseo y limpieza.
  5. Hacer llegar las correspondencia en general.

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CONCLUSION

En la elaboración de este manual DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA EL PERSONAL DEL IBAD, hemos llegado a las siguientes CONCLUSIONES:

  1. Que la Función del Director Nacional es estrictamente coordinada con los Directores Locales, los que ejecutarán los planes nacionales en su Región.
  2. Que en las diversas Funciones de la Secretaria Nacional tendrá una relación muy cercana con los Directores Regionales y el resto del personal en esa área.
  3. Que la Función del Director Local cubrirá Aspectos Académicos de Contenido y Forma, Aspectos Administrativos y Aspectos Generales que serán coordinado a su vez con la Dirección Nacional.
  4. Que las Funciones de la Secretaría Académica tendrá una relación directa con la Dirección Local, esto en la ejecución de los diversos aspectos con respecto al Cuerpo Estudiantil, Docente y el manejo de archivo.
  5. Que las Funciones de la Secretaria(o) Contable tendrá que ver con todos los detalles de Contabilidad según sea el Sistema establecido a fin de brindar en la forma más completa toda compilación financiera a La Dirección Local para la debida interpretación y el ajuste al Presupuesto y la correspondiente promoción del IBAD.
  6. Que las diversas Funciones de las Secretarias Recepcionistas tendrán que ver con el público en general, pero tendrá que relacionarse con todas las áreas del IBAD.
  7. Que las Funciones del Bibliotecario(a) tendrá que ser de atención al estudiantado y docentes, pero que a veces se relacionarán con otras personas. La disponibilidad en esta área será de apoyo en la formación del estudiante.
  8. Que las Funciones del Encargado de Mantenimiento serán clave para la conservación del patrimonio del IBAD.
  9. Que el IBAD cuente con una buena limpieza, creará un ambiente deseable para la permanencia de aquellos que lo frecuente. Así mismo, la mensajería se hace indispensable en el funcionamiento de la Institución del IBAD.

A esta conclusión añadimos que en el desempeño de las variantes funciones a veces se PLANIFICA y a veces no. Por fin, cuando planificamos cometemos el error de NO ORGANIZAR porque estamos planeando y organizando a la vez. Así, casi siempre no tenemos el tiempo para dicha organización y obviamente esta etapa, y procedemos a EJECUTAR. En este paso, para errar más, dejamos a un lado la consecuente fase fundamental en la administración: LA SUPERVISION. En esta fase podemos descubrir si el trabajo se esta haciendo bien o mal para luego llegar a la etapa final de la buena administración: LA EVALUACION. Aquí se ve la necidad de implementar cambios para corregir lo que se hizo incorrecto y por lo regular, este aspecto no se realiza.

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RECOMENDACIONES

Al establecer las variadas FUNCIONES en la preparación del manual, DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA EL PERSONAL DEL IBAD, llegamos también a las siguientes RECOMENDACIONES:

  1. Las diversas funciones deberán llevarse a cabo con una actitud de coordinación de arriba hacia abajo, y viceversa, donde las distintas áreas apunten a un solo blanco; al éxito en el desarrollo de la Institución y por ende en el logro de una BUENA ADMINISTRACION, donde todos los involucrados deberán estar conscientes y motivados en la ejecución de estas responsabilidades.
  2. Las distintas funciones deberán llevarse a cabo con una actitud amplia para detectar la necesidad de mejorar en el desempeño de las funciones.
  3. El liderazgo del IBAD, considerando que el mismo es INSTRUMENTO DE FORMACION, deberán superar las diversas lagunas, en especial en el área de la Administracion de esta Institución.

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ANEXO I

Contribució del Rvdo. Roy Smeya

DECANO ACADEMICO

El ministerio imprescindible del Decano Académco es velar por la excelencia académica de la institución, y luchar para asegurar el seguimiento de la misma excelencia cuando otro tome su lugar. El decano debería haberse graduado del mismo nivel o de un nivel superior a la institución donde es decano.

  1. Filosofía académica
    1.1 Si no existe por escrito una declaración oficial de la filosofía, los objetivos, y la misión principal de la institución, el decano debería colaborar con la junta en oficializarlos.
    1.2 El decano debería ser guardián de la ejecución de la filosofía académica en las sesiones de la junta, y dondequiera que fuera en representación de la institución.
    1.3 Archivos: Sistema uniforme y consistente, puesto que muchas personas lo manejarán, lo utilizarán y serán servidos a base de ella.
  2. Correspondencia:
    2.1 Ser el vínculo entre el estudiante y las instituciones educativas anteriores y posteriores al estudio de éste en la presente institución.
    2.2 Materiales textuales: Iniciar y coordinar la búsqueda continua de materiales adecuados a las materias y los tiempos. Hay materias que por su naturaleza exigen más revision y cambios. Por ejemplo, las materias que tratan corrientes teológicas exigen una revisión constante por el cambio perenne de los temas. Por otro lado las materias bíblicas cambian menos porque su contenido permanece fijo.
  3. Coordinación académica
    3.1 El decano, en colaboración con el director, enfrenta la sicología del profesor, del alumno, de la clase. Analiza estas áreas periódicamente y hace los ajustes necesarios según los requisitos establecidos por la institución.
    3.2 Observar la metodología y las técnicas usadas por cada profesor, y asesorarlos respecto a lo mismo. Aquí y en todo momento, el decano debería ser el amigo del profesor, respaldándolo y ayudándolo.
    3.3 Los principios andragógicos de la institución no sólo debería ser definidos y actualizados, sino adaptados a la superación ministerial en el contexto de los institutos de las Asambleas de Dios.
  4. Evaluación: El Asesor del Nivel Ministerial ha elaborado pautas para que el Director, el Decano Académico con la junta, lleve a cabo una evaluación periódica para el bien de la misma institución. Si algún día existera una acreditacion formal de los institutos bíblicos, ya se habrá avanzado en el proceso por haber evaluado con frecuencia.

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BIBLIOGRAFIA

APUNTES Y MEMORIA

1. Alvarez G., Argelis: Apuntes personales y Registro en Memorias de las funciones propias desde 1,989 al año de 1,993.


MEMORANDUMS

2. Alvarez G., Argelis: Memorandum al Personal con Descripción de funciones desde el año de 1,987 al año 1,993.

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